Privacybeleid

Muziekvereniging Polyhymnia hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit privacybeleid willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Muziekvereniging Polyhymnia houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit privacybeleid;
  • Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als muziekvereniging Polyhymnia zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons privacybeleid, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onderaan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens verenigingsleden

Persoonsgegevens van verenigingsleden worden door muziekvereniging Polyhymnia verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Ledenadministratie
  • Contributieheffing
  • Informatieverstrekking
  • Uitnodigingen voor bijeenkomsten

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • Uitvoering overeenkomst (lidmaatschap)

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan muziekvereniging Polyhymnia de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornamen;
  • Tussenvoegsel;
  • Achternaam;
  • Adres;
  • Woonplaats;
  • Telefoonnummer;
  • Geboortedatum;
  • E-mailadres;
  • Geslacht;
  • Rekeningnummer;
  • Eerdere lidmaatschappen

Uw persoonsgegevens worden door muziekvereniging Polyhymnia opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de looptijd van het lidmaatschap en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 5 jaar.

Verwerking van persoonsgegevens van donateurs/overige sponsoren

Persoonsgegevens van donateurs  worden door muziekvereniging Polyhymnia verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Donateursadministratie;
  • Inning donateursgelden;
  • Informatieverstrekking;
  • Uitnodigen voor bijeenkomsten

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • Donateurschap/sponsorovereenkomst

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan muziekvereniging Polyhymnia de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voorletters;
  • Achternaam;
  • Adres;
  • Woonplaats;
  • Rekeningnummer;
  • Bedrijfslogo

Uw persoonsgegevens worden door muziekvereniging Polyhymnia opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de periode dat men actief donateur/sponsor is.

Verwerking van persoonsgegevens van zzp’ers

Persoonsgegevens van zzp’ers die werkzaamheden verrichten voor muziekvereniging Polyhymnia worden verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Uitvoering geven aan de overeenkomst van opdracht.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • De overeenkomst van opdracht.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan muziekvereniging Polyhymnia  de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam;
  • Tussenvoegsel;
  • Achternaam;
  • Telefoonnummer;
  • E-mailadres;
  • Geboortedatum;
  • Salarisgegevens;
  • BSN-nummer;
  • Bankgegevens;
  • Behaalde diploma’s/certificaten;
  • Verklaring Omtrent Gedrag

Uw persoonsgegevens worden door muziekvereniging Polyhymnia opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de periode dat men een overeenkomst van opdracht heeft en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 5 jaar.

Website www.muziekverenigingpolyhymnia.nl

Wij respecteren uw privacy als u onze website bezoekt en dragen zorg dat de persoonlijke informatie die u ons via de website verstrekt vertrouwelijk wordt behandeld. Dit gebeurt volledig in overeenstemming met de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Muziekvereniging Polyhymnia verwerkt de persoonsgegevens in overeenstemming met de wet en regelgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Telecommunicatiewetgeving.

Gegevensgebruik:
Muziekvereniging Polyhymnia ontvangt persoonsgegevens via het contactformulier, aanmeldingsformulier of mutatieformulier op de website. De gegevens die wij ontvangen, worden slechts gebruikt voor het doel waarvoor deze verstrekt zijn (zie eerder genoemde persoonsgegevens en doelen). Gegevens worden als vertrouwelijk beschouwd en niet aan derden verstrekt, tenzij wij wettelijk hiertoe worden verplicht.


Verwerking persoonsgegevens:
Muziekvereniging Polyhymnia behandelt persoonsgegevens vertrouwelijk en zorgvuldig. Deze gegevens worden verwerkt ten behoeve van de administratie. De gegevens worden daarnaast gebruikt om betrokkenen op de hoogte te houden van  activiteiten van de muziekvereniging Polyhymnia. Indien u geen prijs meer stelt op deze informatie, kunt u zich hiervoor te allen tijde afmelden door de muziekvereniging Polyhymnia hiervan schriftelijk op de hoogte stellen, door een e-mail te sturen naar secretaris@muziekverenigingpolyhymnia.nl of een brief te sturen naar muziekvereniging Polyhymnia, Kroonplein 68, 8151 AZ Lemelerveld.

Cookies:
De website www.muziekverenigingpolyhymnia.nl maakt geen gebruik van cookies.


Beveiliging:
Muziekvereniging Polyhymnia heeft zorgvuldige en passende maatregelen genomen om de systemen te beveiligen. Dit om te voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen tot de persoonlijke informatie of dat de persoonlijke informatie verloren gaat. Ook is onze website uitgevoerd met een geldig SSL certificaat.

Links:
Op de website van de vereniging zijn een aantal links naar andere websites van organisaties te vinden. Muziekvereniging Polyhymnia kan geen verantwoording dragen met betrekking tot het gebruik van je gegevens door die organisaties. Hierbij wordt aangeraden het privacybeleid van de betreffende website te lezen.

Het maken en publiceren van foto’s

Voor de communicatie op de website, sociale media en andere (lokale) media wil muziekvereniging Polyhymnia gebruikmaken van foto’s en video’s die gemaakt zijn tijdens uitvoeringen, concours en andere activiteiten van de vereniging. Met deze foto’s en video’s willen we graag terugblikken op onze activiteiten. Op deze foto’s en video’s kunnen personen herkenbaar in beeld zijn. Wij plaatsen geen foto’s of video’s waarvan u schade kunt ondervinden. Daarnaast plaatsen wij sinds de nieuwe privacywetgeving ook geen foto’s zonder uw toestemming. Ieder lid heeft de mogelijkheid gekregen om aan te geven of hij wel of niet op onze beelden wil verschijnen (bij leden onder de 16 jaar met toestemming van de ouders).

Uw toestemming geldt alleen voor foto’s en video’s die door ons, of in onze opdracht worden gemaakt. Het kan voorkomen dat ouders, leden of pers, foto’s maken tijdens activiteiten van onze vereniging. Muziekvereniging Polyhymnia heeft daar geen invloed op. Foto’s voor de pers vallen onder de persvrijheid en mogen zonder toestemming gepubliceerd worden. Van ouders en leden verwachten wij dat zij terughoudend zijn bij het plaatsen van foto’s en video’s op internet.

Als u alsnog bezwaar heeft tegen het gebruik van foto’s en video’s, dan kunt u dit kenbaar maken aan de secretaris van onze vereniging (secretaris@muziekverenigingpolyhymnia.nl). De geplaatste foto’s en video’s op de website en sociale media van Muziekvereniging Polyhymnia zullen wij dan meteen verwijderen.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  • Ledeninformatie t.b.v. gemeentelijke subsidie

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier (schriftelijk) toestemming voor geeft.

Binnen de EU:

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen:

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

Muziekvereniging Polyhymnia bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

  • Alle personen die namens muziekvereniging Polyhymnia van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Datalek

Een datalek is een inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens. Een datalek is een beveiligingsincident waarbij persoonsgegevens gelekt zijn. Dit kan gaan om een ongeoorloofde toegang tot of vernietiging, wijziging of vrijkomen van persoonsgegevens. Van een datalek is alleen sprake als er persoonsgegevens zijn gelekt.

Enkele voorbeelden van datalekken om dit wat duidelijker te maken:

  • Het zoekraken van  een USB-stick met daarop persoonsgegevens;
  • Diefstal van een laptop met daarop persoonsgegevens;
  • Inbraak door een hacker in een databestand of systeem (met daarop persoonsgegevens);
  • Het versturen van een mailing met alle e-mailadressen in de Aan of CC in plaats van BCC;
  • Uit een tas zijn papieren gestolen met daarop persoonsgegevens;
  • Door een crash van een harddisk of door brand zijn persoonsgegevens verloren gegaan en er is geen back-up.

In bepaalde gevallen is muziekvereniging Polyhymnia verplicht melding te doen van een datalek bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Ook kan het zo zijn dat de betrokkenen moeten worden geïnformeerd over het datalek. Dit zijn de personen van wie de gegevens worden verwerkt. Muziekvereniging Polyhymnia registreert datalekken. Datalekken kunnen bij de vereniging worden gemeld via de contactgegevens.

Vragen

Als u naar aanleiding van ons privacybeleid nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op.

Contactgegevens

Muziekvereniging Polyhymnia

T.a.v.:  Ester van der Linde (secretaris)

Kroonplein 68

8151 AZ Lemelerveld

Email:   secretaris@muziekverenigingpolyhymnia.nl